Une procédure permet de décrire l'ensemble des tâches réalisées par un employé, elle est considérée comme une règle définissant la manière avec laquelle l'employé doit accomplir son activité. La procédure peut être rédigée sous forme de textes, de logigrammes, d'images ou même d'enregistrements vocaux ou vidéos. Les procédures sont des règles formalisées et normalisées du processus, c’est-à-dire que lorsqu'une procédure est formalisée (écrite), elle fait partie d'un processus d'activité.
Le manuel de procédures peut être considéré comme un guide opératoire ou un référentiel à usage commun pour tous les acteurs de l’entreprise notamment la Direction, les auditeurs internes et les services opérationnels. Il comporte l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise, sous la forme d’instructions simples, claires et précises.
Cette documentation descriptive qui indique le circuit de traitement des opérations de l’entreprise tout en précisant :
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Les tâches à effectuées (quoi ?)
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Les niveaux de responsabilité (qui ?)
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Les étapes de traitement (quand ?)
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Les lieux de réalisation (où ?)
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Les modes d’exécution (comment ?)
Elle permet également d’assurer le contrôle interne, et à mettre en place des dispositions afin de maîtriser les multiples risques de l’entreprise. Ce manuel est rédigé en conformité avec les normes, les principes et les règles de gestion.
Notre personnel expert pourra vous aider à réaliser des procédures en utilisant la méthode des 5M: Main d'œuvre, Milieu, Matériaux, Méthodes et Matériel. Cette méthode clarifie les responsabilités et les tâches des travailleurs, que ce soit au sein leur équipe ou entre différents services de l'entreprise. Elle permet, entre autres, de disposer de documents qui collent à la réalité et d'éviter les erreurs pouvant porter préjudice à la qualité ISO et la sécurité au travail de l’entreprise.
De plus, afin de mettre en place un manuel de procédures, notre personnel expert utilisera 4 étapes essentielles :
1. l’étape de collecte des données
2. l’étape de traitement
3. l'étape de validation et diffusion
4. l’étape de suivi et d’évaluation.
